Effektivt och säkert fjärrmöte – så här gör du
Distansarbete är nu populärt och önskvärt av många skäl. Vi på JCO gör nu en hel del arbete hemifrån, och vi har byggt och skaffat oss ett brett sortiment av praktiska verktyg för detta ändamål. Möten kan också hållas på distans, startande med gruppsamtal på olika plattformer, till att deltagarna snart kommer att ha VR-headset på och se de närvarande deltagarna som avatar-figurer vid samma bord.
Hur fungerar ett fjärrmöte och varför ska jag hålla ett? Här är några viktiga punkter.
När vi är i kontakt med varandra på nätet, är det viktigaste att tekniken fungerar. Du behöver en bra internetuppkoppling, en dator och en lättanvänd lösning för att arrangera ett möte. Vi föredrar Google Hangoutsia, en snabbmeddelande- och videosamtalstjänst som utvecklats av Google, där du enkelt kan dela din egen skärmvy med andra deltagare. För detta ändamål behöver du inte separata installationer på maskinen, men det är en bra idé att ge tydliga instruktioner i förväg för att logga in på mötet.
Det är en bra idé att testa tekniken innan mötet startar, särskilt vid viktiga möten. Alltså alltid, för du skall inte arrangera ett möte, om det inte är viktigt.
Ha inte ett möte utan en agenda. Det är ingen idé att komma till mötet, inte ens på distans, om ingen vet vad det handlar om. Arrangören ansvarar därför för att deltagarna i förväg och i tid får en tydlig föredragningslista: vad är syftet med mötet, vem skall närvara, hur man förbereder sig, vad man talar om och i vilken ordning?
Det är också på varje deltagares ansvar att i förväg bekanta sig med föredragningslistan. Om listan är gjord som ett Google-dokument kan deltagarna lägga till anteckningar i det före mötet.
På ett bra möte är någon ordförande och någon annan gör anteckningar. Det är också en bra idé att se till att ordförande eller någon annan deltagare kan dela sina skärmar med resten av mötesdeltagarna.
Var på plats när mötet börjar. Ingenting är så irriterande som att vänta ensam på ett möte. Detta gäller även för distansmöten. Medan du väntar kan du inte börja göra något mer nyttigt. De deltagare som kommer mitt i mötet avbryter bokstavligen allt. Respektera alltså andra och öppna anslutningen i tid.
Håll kameran på och delta aktivt
När deltagarna ser varandra är koncentrationen bättre och kommunikationen framgångsrik. Det är också en bra idé att komma överens om att ingen gör något annat under mötet, inte öppnar sin mobiltelefon eller bläddrar i sin e-post. Så här fungerar vi ju under andra möten också – eller åtminstone borde vi fungera så här.
Så bestäm med alla om dessa saker: mikrofonen och kameran hålls på, vi bläddrar inte på mobilen, och besvarar inte e-post.
Det finns alltid pratglada personer med på möten, som ibland avbryter och talar under andras talturer. Och vissa säger inget. Ordförande bör dela ut talturer i ordningsföljd och be om kommentarer och synpunkter från de tysta, så att de kan hänga med bättre och delta i mötet.
Det lönar sig att välja en bra plats, där du kan ostört delta i ett möte. Det är trevligt att sitta i ett cafées hörnbord, men redan lite skrammel av kärl låter väldigt mycket i andras öron. Trafikbuller kan också störa, även om du är van vid det själv. Så hitta en lugn plats för ditt deltagande.
Tänk också på hur du ser ut på mötet. Den gamla legenden handlar om en man som deltog i en videokonferens från sitt hem utan byxor – och glömde att kameran var på. Det lönar sig alltså att klä sig snyggt och även se hur bakgrunden ser ut. Om det finns ett berg av disk bakom deltagaren, kan det säkert hindra koncentrationen för de andra.
Den här videon visar konkret hur det ofta är i ett fjärrmöte. När saker och ting görs rätt, är inga möten komedier.
Till framtidens möte kommer man med VR-headset på
Tänk dig situationen: Du sätter VR-headset på dig och du är i konferensutrymmet. De andra deltagarna visas bredvid dig och du kan chatta med dem. Du är närvarande och känner att du nästan kan röra vid dem. Tekniken utvecklas i en sådan enorm fart att en verklighetslik avatar-figur är naturlig, rör sig och fungerar som en människa. Virtuell verklighet ersätter aldrig verklig verklighet, men för distansmöten kan det föra med sig en enorm mängd bra kommunikation och möten.
Vi gör projekt för virtuell verklighet. Till exempel, om vi vill till deltagarna presentera utrymmen eller produkter utöver presentationerna, kan vi i framtiden förflytta oss till dessa omedelbart eller se dem från olika vinklar.
Om du vill höra mer om VR eller andra metoder som hjälper dig i din verksamhet, ta kontakt. Vi kommer överens om när vi kan hålla ett fjärrmöte tillsammans.
Jag hoppas att du gillade artikeln! Artikeln får gärna delas i sociala medier, och kom ihåg att följa oss, och se vad vi sysslar med på Instagram, Facebook och Twitter.
Läs även dessa:
Kolla dessa 7 saker på din webbplats för att öka din försäljning
Hur står det till i den virtuella verkligheten?
